PMO Survival — O termo de abertura pode ajudar?

O relatório do PMI Pulse of the ProfessionTM indica que os números em escritório de gerenciamento de Projetos (PMOs) estão aumentando, mas também mostra que limitar-se a possuir um PMO pouco faz melhorar o índice de sucesso. Não é surpreendente, portanto, que muitos PMOs tenham uma vida útil curta. Como melhorar um PMO em deficiente? Como prevenir tal situação? O PMO deve encerrar suas atividades? Colocamos essas questões em um grupo de discussão no PMI Career Central LinkedIn Group e no PgMP Credentialed Networking Group no LinkedIn. As discussões se focaram no que pode ser feito no início, antes de um PMO estar em uma situação delicada. Obter o apoio executivo, definir sua missão no termo de abertura e revisar periodicamente a missão, foram idéias populares. Fatores Chave de Sucesso Kimberly Field, uma gerente de projetos com 14 anos de experiência, atuante na área da Saúde, de Rhode Island, EUA, diz estar trabalhando em um PMO que nunca saiu do papel (em um departamento onde somente trabalham gerentes de projeto). “A nova liderança na minha empresa se comprometeu a estabelecer um verdadeiro PMO e integrar padrões e controles para a entrega de projetos com qualidade, no tempo necessário e dentro do orçamento, diz Field. O fator chave de sucesso é possuir uma liderança com autoridade suficiente para influenciar as mudanças organizacionais que precisam ser efetuadas para implementar o PMO”. Craig Letavac, MSP, PMP, PgMP, de Cincinnati, Ohio, USA, que tem gerenciado projetos de TI por 15 anos, facilitou uma palestra no 2012 PMO Symposium. Durante o evento ele sugeriu modelo de termo de abertura renovável que define um escopo claro para o PMO e é colocado para revisão entre 18 e 36 meses. “O termo de abertura seria ligado à algum valor organizacional relevante do PMO e do qual já haveria uma expectativa de entrega e o PMO trabalharia em trazer valor conforme o termo de abertura ”, diz Sr. Letavec. O PMO termo de abertura poderia ser renovado, alterado ou até cancelado, se apropriado. Data Final Definitiva Um termo de abertura com uma data final definitiva tem um apelo para Jeff Siegman, um gerente de projetos com 10 anos de experiência de Connecticut, EUA. (10-year project and programa management veteran from Connecticut, USA). “Eu tenho visto PMOs excederem a sua vida útil e persistirem somente porque ninguém considerou um fim a seu ciclo de vida”, ele diz. “ Implementar um termo de abertura com um ciclo renovável poderia permitir aos grandes stakeholders uma chance de revisar o processo, seus objetivos e progressos, e ainda definir novos objetivos e mudanças, obtendo o apoio de todos os stakeholders, incluindo os novos”. Stephen E. Harris, de Trinidad e Tobago, que vêm liderado projetos de diversos setores há 15 anos, concorda que um termo de abertura pode ajudar a prevenir falhas do PMO decorrentes de “objetivos confusos e inconsistentes com um planejamento atrelado e mudanças no foco da liderança”. Ele aconselha àqueles envolvidos nos PMOs a medirem seus sucessos, pois “quando o orçamento diminui, o PMO é frequentemente uma das primeiras baixas, a menos que se consiga capitalizar seus resultados.” Comece como um Programa Prasad Kamath, PMI-ACP, PMP, PgMP, um experiente gerente de projeto de TI de Mumbai, India, têm liderado escritórios de gerenciamento de programas e feito consultoria para organizações que estão construindo PMOs. “Uma coisa da qual tenho sentido falta é o entendimento básico do quê um PMO é exatamente”, ele diz. Ele raramente vê um termo de abertura para um PMO assinado pelo sua gerência executiva. “A implementação de um escritório de gerenciamento de Projetos deve ser tomado como um programa”, diz Kamath. “Assim como qualquer outro programa, é essencial que se detalhe os benefícios esperados e como eles seriam concretizados. Isso deve ser pró ativamente revisado nos diferentes estágios de seu desenvolvimento”. O PMO pode ser uma ferramenta para execução de estratégias organizacionais, mas os nossos participantes na discussão acreditam que ele deve ser criado com apoio execuivo, documentação de propósito clara e uma data para uma revisão formal. Se você tem mais conhecimentos em PMO, por favor colabore com a discussão no PMI Career Central Group ou no PgMP Credentialed Networking Group. Fonte: Community Post - PMI(R)