Histórias de Suporte (IX)

Histórias de Suporte (VIII)

Histórias de Suporte (VII)

Histórias de Suporte (VI)

Histórias de Suporte (V)

Histórias de Suporte (IV)

Histórias de Suporte (III)

Histórias de Suporte (II)

Histórias de Suporte (I)

Vinte erros mais comuns (Parte IV)

(última parte da publicação)



ERRO # 16: Mostrar a todos "quem é que manda"
Muitas vezes um gerente de projeto se vê como o "presidente" do projeto. Por um lado isso não é necessariamente ruim, embora os gerentes de projeto devessem ter a percepção que o nome do cargo é apenas um título e com pouca autoridade real. O gerenciamento de projetos é frequentemente descrito como a liderança sem autoridade.
Um gerente de projeto que tenta mostrar que ele tem total poder sobre o projeto pode alienar os membros da equipe, especialmente aqueles que entendem alguma coisa de gestão de projectos. Às vezes, os membros da equipe deixarão o gerente do projeto acreditam que ele tem a autoridade e, em seguida, o usarão para descarregar toda e qualquer decisão do projeto, lançando sobre o gerente toda a responsabilidade por uma possível decisão equivocada.


ERRO # 17: Não se interessa em conhecer sua equipe
Pessoas que trabalham em equipes de projeto, principalmente se organizadas em uma estrutura matricial, sabem que têm um retorno garantido para a sua área funcional original depois que o projeto for concluído.
Os gerentes de projeto sabem isso tão bem, que cometem o erro de não achar que seja necessário conhecer sua equipe, uma vez que não teria mais contato com estes após a conclusão do projeto.
O gerenciamento de projetos é um esforço em equipe. Se o gerente não conhecer a equipe, então seus membros não poderão se sentir como se fossem parte desta. sabe-se que uma equipe pode promover melhor comunicação, cooperação, trabalho e confiança.
E se você não acredita que isso é importante, tente gerir um projeto de forma indiferente e veja o que acontece.


ERRO # 18: Não isolar a equipe das questões políticas do projeto
Fatores ambientais da empresa, especialmente aqueles de origem política, não devem afetar o desempenho da equipe. Cabe ao gerente de projeto e ao patrocinador isolar a equipe destes fatores.
Questões políticas podem fazer com que os membros da equipe percam seu senso de direção sobre o projeto e o desempenho será reduzido. Além disso, os membros da equipe que não são politicamente astutos podem envolver-se em áreas onde eles têm conhecimento limitado, o que pioraria a situação.


ERRO # 19: Não querer dizer "Não"
A palavra "não" poderia muito bem ser a palavra mais importante no vocabulário de um gerente de projeto. Tanto para tratar as relações com o cliente, como da equipe.
Após o go-live do projeto, os clientes (muitas vezes) tentam convencer o gerente a aceitar mudanças no escopo sem custo, a fim de manter o cliente satisfeito. Isso pode levar a conseqüências desastrosas...
Outra razão para dizer não é quando os membros da equipe reclamam que estão sobrecarregados de trabalho e tentar transferir parte desta carga para o próprio gerente. Embora seja verdade que os gerentes de projeto são, ao mesmo tempo, gestores e executores, eles devem conhecer suas próprias limitações.


ERRO # 20: Selecionando corretamente o campo de batalha
Para ser bom em fazer guerra, é preciso saber quando atacar, quando defender e quando sair em retirada, a fim de lutar novamente. Os gerentes de projeto inexperientes tendem a não entender corretamente quando lutar e quando desistir. Em vez disso, eles acabam lutando batalhas que deveriam ser combatidas por outros, ou por todos. Os gerentes de projeto deve saber se o campo de batalha é bom para eles.




NOTA:
Obviamente, esta lista não é exclusiva. No entanto, ele fornece algumas orientações sobre o tipo de problemas que os gerentes de projeto devem entender. Estes erros podem ser corrigidos e, assim, economizar tempo e dinheiro.


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Dr. Harold Kerzner (Ph.D., MS, Engenharia, MBA) é Senior Executive Director do International Institute for Learning, Inc., e professor de Sistemas de Gestão de Baldwin-Wallace College. Ele é um especialista nas áreas de gerenciamento de projetos, gestão da qualidade total e planejamento estratégico. Dr. Kerzner é o autor de livros best-seller, incluindo o Gerenciamento de Projetos: Uma Abordagem Sistêmica do Planejamento, Programação e Controle, agora em sua nona edição.

Vinte erros mais comuns (Parte III)

(terceira parte do assunto)



ERRO # 11: Ignorando problema
Ignorar os problemas é semelhante ao erro anterior de não querer pedir ajuda. No entanto, ignorar um problema também pode parecer (para o cliente) que o gerente do projeto poderia tê-lo resolvido e não deu a devida importância. Assim, o problema logo se materializará.
Os problemas não vão embora. Em vez disso, eles aumentam de tamanho e as possibilidades de realizar uma solução pode diminuir, aumentando significativamente os riscos. Saber de um problema e não tomar nenhuma ação resolutiva pode ser visto como um "beijo da morte" pelo patrocinador e até mesmo se tornar o objeto de rescisão do projeto.


ERRO # 12: Acreditar em salvadores e milagres
Talvez a razão mais comum para não pedir ajuda ou ignorar o problema é que o gerente do projeto está à procura de um salvador ou de um milagre para resolver o problema. Ainda que os milagres possam ocorrer, tais como um rápido e repentino avanço técnico, as chances de isso acontecer são muito, muito baixas.

Os gerentes de projeto precisam desenvolver, logo no início do projeto, uma estratégia para lidar com os problemas. A esperança não é uma estratégia. Pelo contrário, é uma forma distorcida de racionalização para evitar um problema.


ERRO # 13: Prometer recompensas
Os gerentes de projeto inexperientes, muitas vezes, fazem promessas de recompensas, mesmo sabendo que eles não têm muita responsabilidade sobre os salários e vencimentos. No
entanto, acreditam que esta é uma forma eficaz de motivar a equipe. Os gerentes de projeto não podem fazer promessas de promoção, horas extras, gratificações, trabalhos futuros trabalhos e outras questões, mas persistem em fazê-lo.
Os membros mais experientes da equipe sabem o que um gerente de projeto pode e o que não pode prometer ou cumprir. O resultado é uma equipe desmoralizada, com pouca confiança no seu  gerente. Estes mesmos profissionais, também podem se recusar a trabalhar para este gerente do projeto no futuro.


ERRO # 14: Não ver dependências entre projetos
Os gerentes de projeto inexperientes muitas vezes ficam tão encantados com seus projeto que eles não conseguem ver mais nada à sua volta. O resultado é que eles acabam tomando decisões que são as melhores para o seu projeto, sem se importar com o todo.
Os gerentes de projeto devem estar dispostos a negociar suas decisões levando em conta a necessidade da empresa, e não apenas as do projeto, e isso requer uma compreensão das dependências entre os projetos e as atividades em curso. 
Lutando pelos melhores recursos da empresa não pode ser uma boa decisão, se esta for levada apenas pelas necessidades do seu projeto, principalmente se o seu projeto tiver uma prioridade muito baixa em comparação com outros projetos da empresa.


ERRO # 15: Não informar o cliente que estão errados
Acreditar que o cliente tem sempre razão não é necessariamente a postura mais correta em gerenciamento de projetos. Embora os gerentes de projeto pretendem apaziguar os clientes, eles  devem estar dispostos a dizer: "Sua decisão ou idéia está errada".
Isto é particularmente verdadeiro quando os clientes solicitam alterações no escopo, ou simplesmente mudar o rumo do projecto, sem compreender totalmente suas ramificações. Algumas pessoas acreditam que a palavra mais importante no vocabulário de um gerente de projeto é "não".


(última parte na próxima semana)

Vinte erros mais comuns (Parte II)

(continuando da semana anterior)

Erro # 6: Não compartilhar responsabilidades com os gerentes funcionais

Nos primórdios da gestão de projeto, os gerentes dominavam a tecnologia.

Quando surgiam as necessidades de alocar pessoal, os gerentes de projetos negociavam recursos específicos que ficariam alocados sob sua direção técnica e não de um gerente funcional. O gerente funcional ainda manteve o controle sobre a administração de seus recursos, fora de um projeto.  Hoje, os gerentes de projeto têm apenas uma compreensão da tecnologia e, portanto, deve negociar com os gerentes funcionais suas necessidades de entregas e não de pessoas.

Os gerentes de projeto inexperientes acreditam que eles têm a responsabilidade exclusiva sobre a pessoa e, também, a responsabilidade para o sucesso do projeto. É um erro para o gerente de projeto não compartilhar esta responsabilidade com os gerentes funcionais, mesmo que esta situação não faça parte da atual cultura corporativa.

Erro # 7: Melhorias sem fim

A maioria dos gerentes de projeto quer encantar o cliente. No entanto, há limites que devem ser observados. Melhorar indefinidamente uma entrega após seu escopo ter sido alcançado pode sair muito caro.

Além disso, o cliente pode acreditar que eles sempre poderão obter essas melhorias sem custo em projetos futuros, pois um novo padrão foi definido.

Erro # 8: Não compreender o que os interessados e os patrocinadores querem ouvir

Um dos requisitos para passar no exame PMP® é a compreensão da Gestão de Custos e, mais especificamente, as fórmulas atribuída a medição de valor agregado.

Embora não haja o mérito deste, reportar uma métrica para o valor agregado é apenas parte do que as partes interessadas e os patrocinadores querem ouvir. É imperativo que, como parte da gestão de stakeholders, gerentes de projeto entrevistem os interessados para saber quais informações que estes consideram importantes.

Todos os interessados podem querer um conjunto diferente de monitoramento de métricas e indicadores de desempenho (KPI). O gerente de projeto pode achar que é necessário desenvolver um painel de desempenho diferente para cada uma das partes interessadas. Isso poderia incorrer em custos significativos, se não previstos para o orçamento.

Erro # 9: Não entender completamente os requisitos do projeto

Os mais inexperientes gerentes do projeto, na maior parte do tempo, tenderão a utilizar suas próprias interpretações dos requisitos, em vez de consultar a especialistas no assunto. Isso pode levar a desorientação na abordagem técnica e as modificações onerosas nas fases posteriores do projeto.

Muitas vezes, não é o gerente de projeto o elo inicial entre as partes interessadas, mas o pessoal de vendas e marketing. O gerente do projeto, em seguida, herda as exigências do projeto e pode não estar plenamente conscientes dos pressupostos utilizados na elaboração da proposta comercial.

ERRO # 10: Recusando-se a pedir ajuda

Um dos erros mais comuns cometidos pelos gerentes de projeto inexperiente é a crença de que a pedir ajuda irá fazê-los parecer incompetentes aos olhos dos seus pares e subordinados. Nada poderia estar

mais longe da verdade. Bons gerentes de projeto reconhecem seus limites e busca ajuda com a maior brevidade possível.

Recusar-se a procurar a ajuda pode resultar em desvios de cronograma e custos excessivos. Se gerente de projeto perde muito em busca de ajuda, o número de opções para corrigir o problema pode diminuir. Os patrocinadores devem encorajar os gerentes de projeto a pedirem ajuda no momento mais próximo possível. No entanto, deve ficar claro que o patrocinador não é a área de escape para todos os problemas que o gerente de projeto não pode resolver.

(continua na próxima semana)

Vinte erros mais comuns (Parte I)

Para ler o original, clique abaixo:
Vinte erros comuns cometidos pelos gerentes de projeto novos ou inexperientes.
Por Harold Kerzner, Ph.D., PMP



Você já leu o PMBOK® diversas vezes, fez o exame de certificação para gerentes de projeto, passou, e agora você é um PMP®. No entanto, descobre que os erros persistem. 
Os gerentes de projeto não são infalíveis. A maioria dos cursos de formação em gestão de projeto, mesmo as que incidam sobre o Guia PMBOK®, estressam o tema dos "geralmente aceitos como as melhores práticas"". O que não é ensinado são as discussões sobre o que não se deve fazer como um gerente de projeto.


A lista abaixo mostra vinte dos erros (neste post, os cinco primeiros) mais comuns que os gerentes de projetos jovens ou inexperientes costumam fazer. Obviamente que há mais de vinte erros e, muitos deles, podem ser exclusivo para indústrias ou situações específicas. No entanto, a lista é um bom ponto de partida para entender por que muitos gerentes de projeto entram em apuros por causa de suas próprias atitudes.


Erro # 1: Detalhamento excessivo
Gerentes de projeto inexperientes tendem a ficar encantados com a estruturação das atividades de um projeto (sigla em inglês WBS: Work Breakdown Structure).
Um gerente de projeto recém-nomeado me pediu para rever a sua WBS para um projeto de TI. O projeto de trinta dias tinha 340 pacotes de trabalho e alguns dos pacotes de trabalho foram divididos em minutos em vez de horas ou dias. Enquanto o gerente estava orgulhoso de sua realização na criação de um WBS em "nível micro", ele se recusou a considerar a quantidade de tempo e o esforço exigidos pela equipe para gerenciar esse nível de detalhe. O custo envolvido para estabelecer as 340 atividades e monitorá-las poderia facilmente aumentar o custo de apoio à gestão do projeto, em cinqüenta por cento ou mais.
Os gerentes de projeto deve estabelecer um nível adequado de WBS para gerir. Criar uma WBS altamente detalhada é um convite para microgerenciar um projeto, alienando assim os gerentes funcionais. A maioria dos gerentes de projeto hoje não possuem conhecimentos técnicos para criar uma WBS detalhada, sem assistência funcional. Apenas imagine-se aprensentando na reunião de kick-off para um projeto de trinta dias e sendo entregue uma WBS com 340 pacotes de trabalho...


Erro # 2: Fingindo saber mais do que você realmente conhece
Na maior parte dos casos, os gerentes de projeto que possuem hoje uma compreensão da tecnologia ao invés do domínio desta tecnologia, ainda persistem na tentativa de tomar decisões técnicas sobre o projeto.
O tamanho e a complexidade dos projetos de hoje devem deixar claro para os gerentes de projeto que devem depender dos especialistas no assunto e levar um apoio funcional para a dar a direção técnica do projeto. Em alguns projetos, como em R&D (pesquisa e desenvolvimento), as atribuições de gerente de projeto pode ser ditada pela necessidade de domínio de uma tecnologia ao invés de apenas sua compreensão, mas esta é uma exceção e não a regra.
Bons gerentes de projeto sabem das suas limitações e não tentar impor uma solução sem consultar primeiro com os verdadeiros especialistas.


Erro # 3: Preparar uma agenda ambiciosa
Quanto mais inexperientes o gerente de projeto, mais otimista se tornará quando da
elaboração de um cronograma inicial.
Embora metas ambiciosas possam ser interessantes, elas são frequentemente irrealistas e podem piorar a situação com os clientes, para os quais nunca é dito que o cronograma é ambicioso e, portanto, acreditam que o cronograma seja realista.
Os clientes passam a focar as datas marco e agora, quando o um deslizamento de metas mostra-se ambiciosas demais para a realidade, você tem um cliente insatisfeito que quer saber quais outras surpresas aparecerão adiante.
Outro fator a considerar é o impacto dessas agendas sobre as estimativas funcionais. Cronogramas ambiciosos podem exigir que os membros da equipe estejam em uma posição mais alta na curva de aprendizagem para conseguirem executar as atividades nos tempos necessários, mudando assim, os padrões funcionais. Além disso, tais atividades podem demandar mais comprometimento da equipe quanto seus horários permitem, tornando o cronograma irreal.


Erro # 4: Dependência excessiva de processos repetitivos
As empresas podem levar anos na criação de uma metodologia Enterprise Project Management (EPM). A intenção é que a metodologia seja utilizada em todos os projetos para todos os clientes e do início ao fim de qualquer projeto.
Embora a intenção tenha mérito, metodologias de EPM não servem para todos os problemas possíveis que poderão existir em cada projeto. Ter fé absoluta na expectativa de que os processos repetitíveis irão resolver seus problemas é um erro. Os processos repetitivos aparecem na forma de diretrizes, formulários, modelos e listas de verificação. processos repetitivos não são uma substituição ou substituto para a atenção da administração, a partir de tomada de decisão, ou resolução de problemas.
Eles são apenas ferramentas para o gerente de projetos utilizar e, como todos sabemos, os projetos são geridos por pessoas e não ferramentas.


Erro # 5: Ignorando problemas
Todos os projetos têm problemas.
Gerentes de projeto inexperientes gastam boa parte do tempo necessário para resolver estes problemas apenas para descobrir que os custos de corrigir estes problemas mais tarde (que não no ciclo de vida do projeto) foi significativamente mais caro do que se os reparos tivessem acontecido nas fases anteriores do projeto.
Os gerentes de projeto não podem ser seletivo em quais problemas resolver. Todos os problemas do projeto devem ser abordados e quanto mais cedo, melhor. Embora seja verdade que os gerentes de projeto podem não ser capazes de resolver os problemas eles mesmos, eles deveriam pelo menos saber quais são os especialistas no assunto de que necessitam para resolver tais questões.


(continua na próxima semana)

Fluxograma para resolução de problemas (review)

Sempre que houver algum problema em seu projeto, use e abuse deste fluxograma...

Cancelamento do Projeto no NING.com

PMO Brasil Ponto de encontros para os amigos consultores Uma mensagem a todos os membros de PMO Brasil Pessoal devido ao caráter experimental de nosso Projeto e a repentina cobrança pelos serviços ofertados pelos detentores do NING, nós os coordenadores do Projeto resolvemos extinguir nossa iniciativa. Sugerimos dar continuidade no blog PMO Brasil: http://pmo-br.blogspot.com/ Obrigado a todos!

Como contratar um funcionário em 17 passos.

O método consiste em:

1-Colocar todos os candidatos num galpão.

2-Disponibilizar 200 tijolos para cada um.

3-Não dê orientação alguma sobre o que fazer.

4-Tranque-os lá.



Após seis horas, volte e verifique o que fizeram. Segue a análise dos resultados:

1 - Os que contaram os tijolos contrate como contadores.

2 - Os que contaram e em seguida recontaram os tijolos, são auditores.

3 - Os que espalharam os tijolos são engenheiros.

4 - Os que tiverem arrumado os tijolos de maneira muito estranha, difícil de entender, coloque-os no Planejamento, Projeto e Implantação Controle de Produção. (PCP).

5 - Os que estiverem jogando tijolos uns nos outros, coloque-os em Operações.

6 - Os que estiverem dormindo, coloque-os na Segurança.

7 - Aqueles que picaram os tijolos em pedacinhos e estiverem tentando montá-los novamente, devem ir direto à Tecnologia da Informação.

8 - Os que estiverem sentados sem fazer nada ou observando com olhar distante são dos Recursos Humanos.

9 - Os que disserem que fizeram de tudo para diminuir o estoque, mas a concorrência está desleal e será preciso pensar em maiores facilidades, são vendedores natos.

10 - Os que já tiverem saído são gerentes.

11 - Os que estiverem olhando pela janela com o olhar perdido no infinito, são os responsáveis pelo Planejamento Estratégico.

12 - Os que estiverem conversando entre si com as mãos no bolso demonstrando que nem sequer tocaram nos tijolos e jamais fariam isso, cumprimente- os com muito respeito e coloque-os na Diretoria.

13 - os que levantaram um muro e se esconderam atrás, são do departamento de Marketing.

14 - Os que afirmarem não estar vendo tijolo algum na sala, são advogados, encaminhem ao Departamento Jurídico.

15 - Os que reclamarem que os tijolos 'estão uma porcaria, sem identificação, sem padronização e com medidas erradas', coloque na Qualidade.

16 - Os que separaram os tijolos, e, tentaram verificar qual a diferença para colocar os códigos contrate como expedição.

17 - Os que começarem a chamar os demais de 'companheiros’, elimine-os imediatamente antes que criem um sindicato, fiquem poderosos e ocupem a presidência.

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Colaboração de Henrique Felisbino

Etiqueta do E-mail: 8 dicas para evitar bobagens na comunicação.

Antes de sair escrevendo outro e-mail desleixado, lembre-se: seu e-mail falará muito sobre suas habilidades de comunicação e sobre você como pessoa. Veja as 8 dicas abaixo para melhorar suas mensagens.

CIO — Você acha que os escritores de e-mail se tornaram mais efetivos e educados durante a última década? Maureen Bertolo discorda. Não só o temido “responder a todos” e os idiotas e-mails de GRITO persistem, mas também o Twitter e o texting estão tornando os modos dos e-mails piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computadores e que está ensinando as boas maneiras dos e-mails por 10 anos.

Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas perguntas e reclamações nos seminários que ela dá hoje, em nome de seu empregador, CAI Inc., que tinham a 10 anos atrás. A maior parte das reclamações são de que “os e-mails são muito longos!” e “por que eu recebo tantos?”.

O problema persistente com e-mails, de acordo com Bertolo é que as pessoas dependem demais dos e-mails e o usam para completar tarefas sobre as quais eles são completamente ineficientes, tal como explicar procedimentos complexos, resolver problemas complicados e queixas gerais. E-mail se tornou um elemento facilmente integrado a maneira como as pessoas trabalham e se comunicam que elas o usam de maneira negligenciada e relutam a pensar em formas mais eficazes de comunicação, além de usarem as mensagens como uma forma de auto-proteção.

Agora, ela diz, o texting e o Twitter estão amordaçando ainda mais o e-mail. “O texting está começando a sobrepor o e-mail porque ele é mais fácil. Você não precisa se preocupar com grafia correta das palavras, gramática, saudações. Porque o texting é mais rápido, as pessoas acham que ele não precisa ser profissional”.

Na era do texting e tweeting, algumas pessoas poderão argumentar que as regras para e-mails de Betolo estão fora de sintonia com a maneira como elas se comunicam e com as necessidades dos negócios globais. Mas os padrões de Bertolo têm as melhores intenções junto ao remetente (e destinatários). Ela simplesmente deseja que as pessoas se comuniquem umas com as outras da maneira mais efetiva possível e, às vezes, de uma forma diferente do e-mail.

Bertolo também ressalta que o uso do e-mail por um indivíduo fala muito sobre suas habilidades comunicativas e sobre como ele se apresenta para o mundo. Sabendo como e quando utilizar o e-mail de forma mais eficaz poderá diferenciar as pessoas como líderes, ela diz, uma mensagem de alguém em busca de emprego para seu potencial empregador será sempre sua primeira impressão.

Resumindo, se você se preocupa com sua imagem e com sua marca pessoal, deveria se preocupar também com os e-mails que envia.

Aqui vão as 8 dicas de Bertolo sobre etiqueta do e-mail.

1. Pense antes de escrever. Antes de começar a compor um e-mail, considere o que você deseja atingir e se o e-mail é a ferramenta mais eficaz para essa tarefa. Por exemplo, se você estiver tentando resolver o problema de alguém, telefone para ele ao invés de enviar um e-mail. Se você precisa explicar um procedimento para alguém, mostrá-los é quase sempre mais eficaz do que “contá-los” por e-mail, sendo que você sempre poderá usar um serviço de comunicações como o WebEx. Se você precisa postar um assunto urgente a um colega no escritório, fale com ele pessoalmente.

2. Simplifique. O e-mail funciona melhor para solicitações simples e para mensagens que podem ser expressas em 2 sentenças, tais como, “Podemos nos reunir às 4?” ou “Você já tem as informações prontas?”. Se sua mensagem precisará de mais que 2 sentenças, ele não será a melhor pedida. Quando os e-mails começam a se estender por longas sentenças, os destinatários geralmente se esquecem do que leram no começo da mensagem.

3. Encurte. As pessoas gostam do e-mail por ele ser fácil e rápido. Mas quanto maior e mais complicada for sua mensagem, mais tempo levará para você compô-la e para o destinatário absorvê-la. "Se um e-mail precisar de mais que 12 linhas e 2 tópicos, você estará desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem”.

4. Faça a linha do assunto funcionar. As pessoas utilizam as linhas de assunto em suas caixas de entrada de e-mails para alertá-las sobre o que elas têm a fazer, ou seja, como uma barra de tarefas. Para ajudar seu destinatário a entender e priorizar suas necessidades, o assunto das mensagens deve ser claro. “Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha do assunto, então, ao invés de marcar as mensagens com prioridades alta, média ou baixa, coloque no assunto a data quando você precisará de respostas”.

5. Estruture seu e-mail. "Uma mensagem decente precisa de uma abertura, corpo e encerramento”. A proposta do e-mail deveria ser clara no corpo da mensagem, juntamente com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas, diz Bertolo. As sentenças deveriam ter 15 palavras ou menos. Três ou mais pontos deveriam ser marcados. Os parágrafos de abertura e encerramento não deveriam ultrapassar sete linhas combinadas, e o corpo não deveria ultrapassar cinco linhas.

6. Apropriesse de sua mensagem. Bertolo recomenda perguntar ao destinatário de sua mensagem se “Há algo que eu possa fazer para ajudar? As informações que passei são suficientes?”.

7. Evite frases ou palavras que faças as pessoas ficarem na defensiva. A forma como você se comunica por e-mail mostra como você se comporta profissionalmente. Evite palavras de baixo calão ou sarcasmos, que não facilmente detectáveis nos e-mails. Mesmo que alguém envie uma mensagem bomba para você, diz Bertolo, você ainda terá a opção de responder profissionalmente.

Ela também sugere que sejam evitadas perguntas que deixem as pessoas na defensiva, tais como, “Por que seu projeto está atrasado?”. É melhor tratar de questões espinhosas pelo telefone ou pessoalmente. Pela mesma razão, ela recomenda evitar expressões provocativas, tais como, “por que você fez...”, “você deve...”, “tenho certeza de que você concordará...”, e “não entendo seu...”, as quais sempre indicam uma quebra na cadeia de comunicação, a qual certamente um e-mail não remediará, pelo menos não na velocidade que precisaria.

8. Use as opções de “Cópia oculta” e “Responder a todos” seletivamente. A única razão para se usar “cópia oculta” é para manter o endereço de e-mail do seu destinatário preservado, diz Bertolo. Por exemplo, se você quer enviar um e-mail formal para todos os seus contatos alertando sobre uma oportunidade de emprego, coloque todos os endereços de e-mail de seus contatos em “cópia oculta”, assim você não exporá os endereços de e-mails entre eles. Não use “cópia oculta” para compartilhar informações sigilosas ou incriminatórias com alguém, diz Bertolo.

A opção de “responder a todos” simplesmente deveria ser ignorada. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou um link para um artigo para todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas para o seu chefe. “Respondendo a todos cria ineficiência para outras pessoas”.

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link para a mensagem original: http://www.cio.com/article/594267/E_mail_Etiquette_8_Tips_to_Avoid_Communication_Blunders

texto de: Meridith Levinson on Wed, May 19, 2010 - @meridith

Marca Pessoal: 8 dicas que vão ajudá-lo a se destacar

By Catherine Kaputa

Desde melhorar sua embalagem, até formar alianças com organizações que irão melhorar sua marca pessoal, aqui vão 8 dicas para se diferenciar de seus colegas, não importando que você esteja empregado ou procurando por um novo desafio.

Para ter sucesso nos negócios hoje, você precisa de uma marca pessoal distinta, de forma que possa se sobressair dentre a multidão. Marca pessoal envolve a articulação de uma descrição simples e clara de quem você é, fazendo isso consistentemente, e demonstrando isso por vezes a fio, quando as pessoas pensarem a respeito das reviravoltas dos negócios, pensarão em você, imaginando um líder que faz com que a empresa retome os trilhos. Sua marca deve representar algo diferente, relevante e valioso.

Barak Obama usou sua marca pessoal para atingir um grande efeito durante sua campanha presidencial. Ele construiu sua imagem ao redor da idéia de mudança, o que se mostrou ser um conceito muito atraente, e ele embrulhou sua idéia de marca com uma identidade visual forte e com uma identidade verbal fenomenal, uma mensagem que ele proferiu soberbamente. A marca clara e atraente de Obama (sem mencionar sua organização de bases e habilidade para arrecadar dinheiro) permitiu a ele derrotar competidores mais conhecidos e experientes.

Marcas pessoais são tão importantes para os profissionais de negócios e de tecnologia, quanto é para políticos, especialmente em um ambiente de crise econômica. Se você é uma vitima recente da perda de emprego, ou se está empregado, mas preocupado com a perda dele, sua marca pessoal pode fazer toda diferença na sua segurança no novo trabalho e sucesso na carreira. Fazendo com que você seja conhecido por algo especial, não importa se uma habilidade única, uma atitude ou a solução para um problema, você pode dar uma primeira impressão mais forte em empregadores e/ou demonstrar ao seu atual empregador que você é indispensável.

A maioria de nós deveria dar atenção a sua marca pessoal. As perguntas a seguir lhe ajudarão a determinar que aspectos de sua marca pessoal você deverá focar:

- Sua mensagem: Você consegue explicar sua grande idéia claramente em poucas sentenças, de forma que as pessoas saibam o que é diferente, relevante e especial sobre você?
Seu âmbito de aplicação: Se as pessoas lhe procurassem no Google, elas decobririam informações de alta qualidade sobre suas conqueistas?

- Seu Mercado: Você pode definir claramente quais são seus mercados alvo e a melhor maneira de oferecer sua marca a eles?

- Sua aparência: Você tem um identidade visual que se identifica com seus mercados alvo, de forma consistente com sua marca e que seja diferente das demais?

- Seu estilo Seu estilo de liderança e personalidade engajam as pessoas?

Se você respondeu “não” para qualquer uma das perguntas acima, você tem um trabalho a fazer. Aqui estão 8 dicas para criar uma imagem pessoal forte.

1. Mantenha-se focado. Um especialista em marcas me disse uma vez que “não há “e” em uma marca”. O ponto é: quanto mais específico você for quando definir o que faz e quem é, melhores serão as chances de se vender. Isso é contra-intuitivo pois muitas pessoas pensam que elas se definirem amplamente, elas terão mais chances. De fato, o contrário acontece. Se você vier com um perfil multi-função, você confundirá as pessoas. As pessoas se perguntarão o quão bom você é em uma coisa se você disser que é bom em tantas.

2. Defina sua marca. Ser como todos os outros paralisará seu sucesso. Pergunte-se: “O que é diferente, relevante e especial sobre mim?” Encontre essa lacuna, uma posição para sua marca que você pode possuir, que não esteja associada a ninguém. Quando comunicar sua singularidade aos outros, use analogias, tais como, “Sou uma cruz entre X e Y” – (X + Y).

3. Quando os outros fazem zig, você deveria fazer zag. Desenvolva seu próprio plano para o jogo do sucesso: seu próprio caminho de carreira, estratégia de visibilidade e credenciais. Por exemplo, durante a campanha presidencial, os políticos com os quais Obama competiu utilizaram os mecanismos tradicionais para angariar fundos com jantares e cartas. Eles “zigaram”, enquanto Obama “zagou”. Ele construiu a maior guerra de campanha jamais vista usando a internet e encorajando as pequenas doações de contribuintes individuais.

4. Use as palavras sabiamente. Uma das idéias mais quentes nos negócios hoje é usar uma história para mostrar a missão da empresa, projeto ou conquista de vida. Histórias têm sido poderosas por séculos porque são uma forma memorável de transmitir idéias complexas. Trabalhe suas habilidade de comunicação de forma que seja conhecido por suas histórias sobre sua habilidade nos negócios e apresentações interessantes que farão com que as pessoas se lembrem delas por muito tempo depois que o PowerPoint terminar. Além disso, gradue-se no discurso elevador, um comercial de 30 segundos de você mesmo que poderá usar com sua rede de relacionamentos e quando estiver se lançando para um novo desafio, e mesmo quando esticando-se para novas conquistas junto ao seu empregador atual.

5. Faça um posicionamento visual. Goste disso ou não, você é uma embalagem, tal como um produto numa prateleira. Tire um tempo para pensar em como fazer sua imagem se tornar mais distinta e poderosa, não importa se trabalhando sua postura ou atualizando seu guarda-roupas. As mulheres tiram vantagem sobre os homens nesse quesito, já que têm muito mais “ferramentas visuais” para trabalhar, incluindo cortes de cabelos, roupas, sapatos e acessórios. Claro, os homens podem se distinguir com roupas alinhadas e sapatos também, além de levaram vantagem por seu porte físico, que, segundo estudos, lhes dão uma imagem mais autoritária.

6. Estabeleça alianças poderosas. As pessoas, projetos, causas e organizações com as quais você poderá se afiliar ajudam a definir quem você é. Por exemplo, trabalhar para uma das 500 maiores empresas ou ter se graduado por uma das escolas da Ivy League tem cachê, o que te ajuda a se promover. Se você não tiver uma das 500 maiores ou uma Ivy League em seu currículo, você poderá cultivar alianças de marcas. Envolva-se com organizações de alunos, comunidades, profissionais, e / ou filantrópicas que se alinham com sua marca pessoal e que ajudarão seu networking.

7. Defina e priorize seus mercados alvo. Gestores de marcas pensam em termos de mercado. Se você trabalha em uma companhia, seu chefe é seu mercado alvo principal, seguido por outros executivos seniores. Seu mercado alvo secundário incluirá colegas, clientes, sua rede de contatos e seus subordinados. Todos esses mercados tem um papel importante no seu sucesso: a percepção deles sobre suas habilidades e conquistas podem fazer com que você fique em evidência ou caia no ostracismo.

8. Tome o comando sobre sua marca. Assim como todo gestor de marcas avalia sua marca frente aos concorrentes para verificar se ela está bem posicionada no mercado e também atualizada, sua marca pessoal também precisa de manutenção. O que funcionou para seu posicionamento ano passado, talvez não funcione esse ano. O mundo é dinâmico, e você quer ficar a par de novas oportunidades e armadilhas. Complacência é a morte certa para qualquer marca. Se suas capacidades ou conquistas parecem fora de compasso com o mercado e com seus competidores, talvez seja hora de revisar, reinventar ou atualizar sua marca.

Na sociedade ultracomunicativa de hoje, as marcas que se fixam em algo relevante ou que constroem percepções positivas são as bem sucedidas. Siga essas dicas e sua marca funcionará muito bem para você.

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Catherine Kaputa é uma estrategista de marcas, conferencista e fundadora da “SelfBrand LLC”, uma empresa especializada em marcas pessoais estabelecida na cidade de Nova York. Seu mais novo livro é “The Female Brand: Using the Female Mindset to Succeed in Business (Davies-Black, 2009, www.femalebrand.com)”. Ela também é autora de “U R a Brand: How Smart People Brand Themselves for Business Success”, vencedor do prêmio “Ben Franklin” de melhor livro de carreira de 2007.

O artigo original foi editado por Meridith Levinson. Siga-a no Twitter at @meridith.

Fonte: http://www.cio.com/article/492940/Personal_Branding_8_Tips_That_Will_Help_You_Stand_Out

06 Erros em sua Marca Pessoal que poderão ameaçar sua busca por empregos.

Na pressa para diferenciarem-se no pior cenário para busca de empregos da última década, os candidatos têm cometido erros de divulgação de suas marcas pessoais que poderão minar suas buscas por trabalho. Aqui vão seis dicas sobre coisas que você nunca deverá fazer.

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Por Meridith Levinson

Interpretação e postagem: Fábio Soares.

As tecnologias de networking e midia social que invadiram o ano de 2009 com certeza tornaram a promoção das marcas pessoais mais fáceis. Fácil demais, talvez, uma vez que muitos candidatos cometeram erros ou descuidos na pressa de divulgarem suas marcas em busca de um novo trabalho.

Especialistas em marcas pessoais dizem que alguns desses erros podem minar suas buscas por trabalho e planos de gerenciamento de carreira. Por exemplo, muita autopromoção pode alienar a audiência que está tentando buscar, diz Catherine Kaputa, uma executiva da área de propagandas que se tornou uma especialista em estratégia de marcas.

Kaputa e mais dois promissores profissionais de estratégias de marcas listam os seis erros mais comuns e danosos que as pessoas cometem, de modo que assim que você recarregar sua busca por emprego nesse ano novo, poderá ter certeza de que sua marca pessoal lhe colocará na frente dos demais candidatos.

1. Colocando o carro na frente dos bois. O maior e mais comum erro cometido pelas pessoas é usar ferramentas para promoção de suas marcas, tais como blogs, LinkedIn e Twitter, sem antes tirar um tempo para definir um marca forte e autêntica para elas.

“Um dos mitos que mais prevalecem sobre marcas pessoais é que elas têm a ver com a criação de um “monte” de visibilidade,” diz a estrategista de marcas pessoais e co-autora do livro “Career Distinction”, kirsten Dixson.

Consequentemente, as pessoas colocam “muitas pegadas digitais”, ela diz, antes de considerar quem são, sobre o que desejam ser conhecidos a longo prazo, e como podem se diferenciar de pessoas que tenham metas e carreiras similares.

Kaputa adverte seus clientes a pensar estrategicamente quando estiverem definindo suas marcas pessoais. Ela recomenda que eles sigam muitas dos exercícios feitos por marqueteiros quando lançam um novo produto. Isso inclui táticas como: Análise SWOT (método de estratégia de planejamento usado para avaliar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças que envolvem um projeto ou negócio), colocando metas para si mesmos, considerando suas identidades visuais e verbais para sua marca, e estabelecendo um plano de marketing para si.

Dixson diz que aprimorar em sua marca pessoal é difícil e leva tempo, mas vale a pena o esforço, uma vez que orienta todo o seu esforço pessoal futuro para modelagem da marca. Além do mais, muitos dos erros cometidos por outras pessoas vêm do fato de não terem uma marca claramente articulada. Portanto, o tempo para definir sua marca, define-te para o sucesso e funciona como uma medida preventiva.

2. Ter uma marca fora de foco. Muitos candidatos a empregos pretendem ter uma marca pessoal. Mas ao invés de identificar e demonstrar seus valores únicos através de seus meios de comunicação, eles continuam a se promover como, digamos, um “especialista em projetos de TI e um especialista em melhorias de processos de negócio e um especialista em virtualização”.

“As pessoas têm identidades “genéricas”, e isso é um problema”, diz Kaputa, autora de “You are a Brand!”, sendo generalistas, e isso os leva a lugar nenhum”.

3. Adotar uma marca copiada ou genérica. A proposta de uma marca pessoal, e na realidade qualquer tipo de marca, é a diferenciação. Esclarecendo: o trabalho de um candidato quando cria sua marca pessoal, é diferenciá-lo e distingui-lo dos demais candidatos que tenham características e conhecimentos similares. Então, não entre na armadilha de caracterizá-lo como “gerente direcionado a resultados” ou “CIO revolucionário”, você apenas se parecerá com todos os outros que se descrevem da mesma maneira.

"Você quer possuir uma idéia, quer se posicionar para algo com vantagem competitiva e forte”, diz Kaputa.

4. Comportamento inconsistente. Quando você se compromete com sua marca pessoal, você se compromete a ter uma identidade, uma voz que é consistente em todas as midias, todos os canais, por exemplo telefone, correio de voz, mensagens instantâneas, etc, e entre os mundos físicos e online.

Se você se apresenta como um modelo de profissionalismo em seu perfil do LinkedIn, diz Dixon, mas deixa comentários espirituosos em blogs ou seus e-mails se saem menos profissionais do que deveriam, sua audiência alvo questionará sua autenticidade.

5. Não se comprometer com a midia ou o networking social. Blogs e sites de networking são veículos funcionais para as marcas pessoais, mas apenas se você os usar regularmente. Caso contrário, você parecerá desleixado e sem comprometimento.

"Se você crier um perfil no Twitter, mas nunca escreve ou se comunica através dele, ele irá prejudicá-lo mais do que ajudá-lo”, diz Dan Schawbel, especialista em marcas pessoais e autor de “Eu 2.0”.

Similarmente, Schawbel acrescenta que se você tem um perfil no LinkedIn, se certifique que ele está 100% completo. E se você está tirando um pouco de seu tempo para escrever em um blog, você também deverá ter um tempo extra para promovê-lo, assim as pessoas terão condições de encontra-lo em um mar de mais de 133 milhões de blogs.

“Você deve estar tão conectado e comprometido com seu perfil digital quanto é com seu marido ou esposa”, diz Schawbel. E ele quer dizer “genuinamente comprometido”.

6. Super autopromoção. Algumas pessoas para o mar com autopromoção quando embarcam em uma campanha de marca pessoal. Muita autopromoção pode trazer mais prejuízos do que bons resultados. É por isso que Kaputa alerta seus clientes para pensarem a respeito da freqüência de seus esforços para autopromoção.

Muita autopromoção pode se mostrar como a forma que as pessoas se representam na seção de comentários em blogs, acrescenta Schawbel. A maioria das pessoas deixa seu nome, URL e seu comentário, como é costumeiro. Mas algumas pessoas que estão se esforçando demais para se promoverem também deixam seu cargo, nome da empresa e sua frase de marca pessoal, ele diz.

“Nesses casos, essas pessoas parecem chatas por estarem exagerando na autopromoção”, diz Schawbel. “O que importa realmente é escrever um ótimo comentário que inspire ou estabeleça uma opinião concreta. Quando você faz isso, as pessoas clicarão no seu link URL naturalmente”.

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Siga Meridith Levinson no Twitter em @meridith.

Fonte:
http://www.cio.com/article/515613/6_Personal_Branding_Mistakes_That_Can_Threaten_Your_Job_Search?source=CIONLE_nlt_insider_2010-01-15

Um novo ano... cheio de novos projetos!

À luz da ciência, a virada de ano não passa de um limite cronológico, o período de 365 dias e 6 horas da translação, quando a Terra completa uma volta ao redor do Sol.

E a tradição nos permite dar a essa passagem o clima feérico que nos leva a pular ondas, fazer brindes, vestir o branco, comer lentilha, romã e distribuir louros.

Debaixo das superstições, contagiados pela oportunidade que o novo começo nos dá de recomeçar, talvez seja a hora de mudar. E a mudança brota da consciência para se concretizar na química que nasce da união de coração e mente.

Quem sabe seja a hora de parar de fumar, de recuperar a boa forma, de buscar o novo trabalho, de comprar um carro, encontrar a cara-metade, morar na casa própria...

Mas, melhor seria que, ao mesmo tempo, tivéssemos olhos para as conquistas abstratas, para a renovação dos valores e das prioridades.

Já passou do tempo do ser humano entender que a felicidade não é um bem material, mas um estilo de vida que se adota e se preserva em cada atitude, em cada pensamento, em cada palavra. Demoramos a notar que as mansões de nada valem quando seus ocupantes são incapazes de transformá-las em lares. Desperdiçamos tempo sem perceber que anéis não reluzem sem dedos que os ostentem, carrões não se justificam quando rodam com passageiros e rumo a destinos incertos.

O mundo ainda gira em torno do homem e o homem se perde na vertigem de rodar numa busca desesperada do que só se encontra dentro de si próprio.

Que o ano novo exerça a magia e o poder de nos induzir à reflexão para que, nas entranhas do pensamento e do sentimento, cada um de nós se conscientize de que o erro que nos beneficia hoje pode ser a cobrança do amanhã em forma de tragédia. Que as pessoas sejam capazes de fazer o bem sem olhar a quem, para receber o bem sem saber de quem. Que o respeito seja a moeda essencial nas relações humanas. Que a ética e a moral sejam práticas rotineiras em nome do bem coletivo. Que o mundo resgate o dom de se reinventar em suas verdadeiras evoluções, sem maquiar as mazelas que nos fazem reféns de sonhos vazios.

Enfim, que 2010 seja um FELIZ ANO NOVO para todos nós!!!!