Antes de sair escrevendo outro e-mail desleixado, lembre-se: seu e-mail falará muito sobre suas habilidades de comunicação e sobre você como pessoa. Veja as 8 dicas abaixo para melhorar suas mensagens.
CIO — Você acha que os escritores de e-mail se tornaram mais efetivos e educados durante a última década? Maureen Bertolo discorda. Não só o temido “responder a todos” e os idiotas e-mails de GRITO persistem, mas também o Twitter e o texting estão tornando os modos dos e-mails piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computadores e que está ensinando as boas maneiras dos e-mails por 10 anos.
CIO — Você acha que os escritores de e-mail se tornaram mais efetivos e educados durante a última década? Maureen Bertolo discorda. Não só o temido “responder a todos” e os idiotas e-mails de GRITO persistem, mas também o Twitter e o texting estão tornando os modos dos e-mails piores, diz Bertolo, que começou sua carreira como programadora de computadores e que está ensinando as boas maneiras dos e-mails por 10 anos.
Infelizmente, diz ela, as pessoas expressam as mesmas perguntas e reclamações nos seminários que ela dá hoje, em nome de seu empregador, CAI Inc., que tinham a 10 anos atrás. A maior parte das reclamações são de que “os e-mails são muito longos!” e “por que eu recebo tantos?”.
O problema persistente com e-mails, de acordo com Bertolo é que as pessoas dependem demais dos e-mails e o usam para completar tarefas sobre as quais eles são completamente ineficientes, tal como explicar procedimentos complexos, resolver problemas complicados e queixas gerais. E-mail se tornou um elemento facilmente integrado a maneira como as pessoas trabalham e se comunicam que elas o usam de maneira negligenciada e relutam a pensar em formas mais eficazes de comunicação, além de usarem as mensagens como uma forma de auto-proteção.
Agora, ela diz, o texting e o Twitter estão amordaçando ainda mais o e-mail. “O texting está começando a sobrepor o e-mail porque ele é mais fácil. Você não precisa se preocupar com grafia correta das palavras, gramática, saudações. Porque o texting é mais rápido, as pessoas acham que ele não precisa ser profissional”.
Na era do texting e tweeting, algumas pessoas poderão argumentar que as regras para e-mails de Betolo estão fora de sintonia com a maneira como elas se comunicam e com as necessidades dos negócios globais. Mas os padrões de Bertolo têm as melhores intenções junto ao remetente (e destinatários). Ela simplesmente deseja que as pessoas se comuniquem umas com as outras da maneira mais efetiva possível e, às vezes, de uma forma diferente do e-mail.
Bertolo também ressalta que o uso do e-mail por um indivíduo fala muito sobre suas habilidades comunicativas e sobre como ele se apresenta para o mundo. Sabendo como e quando utilizar o e-mail de forma mais eficaz poderá diferenciar as pessoas como líderes, ela diz, uma mensagem de alguém em busca de emprego para seu potencial empregador será sempre sua primeira impressão.
Resumindo, se você se preocupa com sua imagem e com sua marca pessoal, deveria se preocupar também com os e-mails que envia.
Aqui vão as 8 dicas de Bertolo sobre etiqueta do e-mail.
1. Pense antes de escrever. Antes de começar a compor um e-mail, considere o que você deseja atingir e se o e-mail é a ferramenta mais eficaz para essa tarefa. Por exemplo, se você estiver tentando resolver o problema de alguém, telefone para ele ao invés de enviar um e-mail. Se você precisa explicar um procedimento para alguém, mostrá-los é quase sempre mais eficaz do que “contá-los” por e-mail, sendo que você sempre poderá usar um serviço de comunicações como o WebEx. Se você precisa postar um assunto urgente a um colega no escritório, fale com ele pessoalmente.
1. Pense antes de escrever. Antes de começar a compor um e-mail, considere o que você deseja atingir e se o e-mail é a ferramenta mais eficaz para essa tarefa. Por exemplo, se você estiver tentando resolver o problema de alguém, telefone para ele ao invés de enviar um e-mail. Se você precisa explicar um procedimento para alguém, mostrá-los é quase sempre mais eficaz do que “contá-los” por e-mail, sendo que você sempre poderá usar um serviço de comunicações como o WebEx. Se você precisa postar um assunto urgente a um colega no escritório, fale com ele pessoalmente.
2. Simplifique. O e-mail funciona melhor para solicitações simples e para mensagens que podem ser expressas em 2 sentenças, tais como, “Podemos nos reunir às 4?” ou “Você já tem as informações prontas?”. Se sua mensagem precisará de mais que 2 sentenças, ele não será a melhor pedida. Quando os e-mails começam a se estender por longas sentenças, os destinatários geralmente se esquecem do que leram no começo da mensagem.
3. Encurte. As pessoas gostam do e-mail por ele ser fácil e rápido. Mas quanto maior e mais complicada for sua mensagem, mais tempo levará para você compô-la e para o destinatário absorvê-la. "Se um e-mail precisar de mais que 12 linhas e 2 tópicos, você estará desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem”.
3. Encurte. As pessoas gostam do e-mail por ele ser fácil e rápido. Mas quanto maior e mais complicada for sua mensagem, mais tempo levará para você compô-la e para o destinatário absorvê-la. "Se um e-mail precisar de mais que 12 linhas e 2 tópicos, você estará desperdiçando o tempo de todos e diluindo sua mensagem”.
4. Faça a linha do assunto funcionar. As pessoas utilizam as linhas de assunto em suas caixas de entrada de e-mails para alertá-las sobre o que elas têm a fazer, ou seja, como uma barra de tarefas. Para ajudar seu destinatário a entender e priorizar suas necessidades, o assunto das mensagens deve ser claro. “Diga ao seu destinatário o que você precisa na linha do assunto, então, ao invés de marcar as mensagens com prioridades alta, média ou baixa, coloque no assunto a data quando você precisará de respostas”.
5. Estruture seu e-mail. "Uma mensagem decente precisa de uma abertura, corpo e encerramento”. A proposta do e-mail deveria ser clara no corpo da mensagem, juntamente com todos os detalhes e ações que precisam ser tomadas, diz Bertolo. As sentenças deveriam ter 15 palavras ou menos. Três ou mais pontos deveriam ser marcados. Os parágrafos de abertura e encerramento não deveriam ultrapassar sete linhas combinadas, e o corpo não deveria ultrapassar cinco linhas.
6. Apropriesse de sua mensagem. Bertolo recomenda perguntar ao destinatário de sua mensagem se “Há algo que eu possa fazer para ajudar? As informações que passei são suficientes?”.
7. Evite frases ou palavras que faças as pessoas ficarem na defensiva. A forma como você se comunica por e-mail mostra como você se comporta profissionalmente. Evite palavras de baixo calão ou sarcasmos, que não facilmente detectáveis nos e-mails. Mesmo que alguém envie uma mensagem bomba para você, diz Bertolo, você ainda terá a opção de responder profissionalmente.
Ela também sugere que sejam evitadas perguntas que deixem as pessoas na defensiva, tais como, “Por que seu projeto está atrasado?”. É melhor tratar de questões espinhosas pelo telefone ou pessoalmente. Pela mesma razão, ela recomenda evitar expressões provocativas, tais como, “por que você fez...”, “você deve...”, “tenho certeza de que você concordará...”, e “não entendo seu...”, as quais sempre indicam uma quebra na cadeia de comunicação, a qual certamente um e-mail não remediará, pelo menos não na velocidade que precisaria.
8. Use as opções de “Cópia oculta” e “Responder a todos” seletivamente. A única razão para se usar “cópia oculta” é para manter o endereço de e-mail do seu destinatário preservado, diz Bertolo. Por exemplo, se você quer enviar um e-mail formal para todos os seus contatos alertando sobre uma oportunidade de emprego, coloque todos os endereços de e-mail de seus contatos em “cópia oculta”, assim você não exporá os endereços de e-mails entre eles. Não use “cópia oculta” para compartilhar informações sigilosas ou incriminatórias com alguém, diz Bertolo.
A opção de “responder a todos” simplesmente deveria ser ignorada. Se, por exemplo, seu chefe envia uma solicitação de reunião ou um link para um artigo para todos em sua equipe e você precisa responder, faça-o apenas para o seu chefe. “Respondendo a todos cria ineficiência para outras pessoas”.
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link para a mensagem original: http://www.cio.com/article/594267/E_mail_Etiquette_8_Tips_to_Avoid_Communication_Blunders
